海洋委員會採購稽核小組執行要點中華民國107年10月4日海秘書字第1070004026號函訂定

一、海洋委員會（以下簡稱本會）為執行政府採購法第一百零八條第一項、採購稽核小組組織準則及採購稽核小組作業規則等規定，成立海洋委員會採購稽核小組（以下簡稱本小組），各機關(構)並配合組成採購稽核分組(以下簡稱各分組)，以統籌及稽核監督本會及所屬之採購事項，特訂定本要點。

二、本小組置召集人一人，由本會副主任委員兼任，綜理稽核監督事宜；置副召集人一人，由本會主任秘書兼任，襄助召集人處理稽核監督事宜；置執行秘書一人，由本會秘書室主任兼任，承召集人之命，綜理本小組秘書業務。

三、各分組置小組長一人，由本會秘書室專門委員及所屬主管採購單位主管兼任（如附件一），綜理各採購稽核分組秘書業務及複審稽核委員之相關稽核文件；各分組小組長並得指定一人為幹事，負責該分組之幕僚行政作業。

置稽核委員二十人至三十人，任期二年，辦理採購書面或專案稽核作業，由本會就會內各單位及所屬具採購相關專門知識人員派兼之，必要時得聘請會外具有採購相關專門知識之專家學者擔任；內派稽核委員依其所建制機關分編於各分組。

置稽查員二十人至六十人，襄助稽核委員辦理採購書面或專案稽核作業，由本會就會內各單位及所屬具採購相關專門知識或具採購實務經驗人員派兼之，依其所建制機關分編於與各稽核委員共同編組。
本小組組織架構圖如附件二，各級稽核編組人員職掌如附件三。

四、稽核範圍
​（一）本會及所屬辦理之採購。
（二）本會及所屬補助委託、地方機關、法人或團體辦理之採購。

五、選案原則
（一）書面稽核案件：本小組參照採購稽核小組績效考核作業要點及其他相關規定，考量稽核對象之衡平性及標案性質等原則分配選案。
（二）專案稽核案件：發現機關辦理採購有重大異常情形，有實地專案稽核之必要者。

六、稽核作業程序
（一） 每月由本小組就本會及所屬採購案件依前點選案原則，篩選稽核案件經召集人或其授權人核定後，分別函文交受查機關及指定稽核委員、稽查員辦理；專案稽核案件，本小組採個案通知辦理。

（二） 書面稽核案件：
1.受查機關於接獲通知後，依「採購稽核小組稽核監督事項應檢附資料清冊」（如附件四[PDF][ODT]）備齊採購案之書面資料或掃描電子檔（簡稱稽核案卷），於當月十日前送交稽查員。
2.稽查員收到稽核案卷後展開稽核，初步撰擬稽核報告送交稽核委員檢視修正。稽核中遇待受查機關澄明或補充資料受稽情形(尚有不明待釐清之處)，填具「稽核案件意見表」（如附件五[PDF][ODT]），經稽核分組小組長複審後，傳送通知受查機關辦理澄復及補充（不限次數）；受查機關於收到通知依限完成，並填復「受查機關澄復意見表」（如附件六[PDF][ODT]）。
3.稽核委員、稽查員就稽核案卷、澄復及補充等相關資料完成全案書面稽核，並於次月十日前將採購書面稽核監督報告（以下簡稱稽核報告，如附件七[PDF][ODT]），併同全部案卷送交稽核分組小組長進行複審後提送本小組。稽核委員與小組長就稽核意見有不一致時，應予溝通及洽詢專業意見，必要時提交本小組討論。
4.稽核委員如有申請延長之必要時，得敘明原由經小組長審認後向本小組申請延長，至多延長一個月（稽核案件展期申請單如附件八[PDF][ODT]），全案原則於二個月內完成稽核。
5.本小組接獲稽核報告進行審查，審查通過簽報召集人或其授權人核定後函文受查機關辦理，受查機關應於文到十個工作日內或本小組所指定時間內，將改善情形函文回復本小組(採購稽核意見回復情形一覽表如附件九[PDF][ODT])。
6.本小組審查稽核監督報告表尚有待釐清之處，退送稽核委員依限賡續完成修、補正，依本小組所定時間內完成再提送審查。

（三） 專案稽核案件：
1.查機關於接獲通知後，應依「採購稽核小組稽核監督事項應檢附資料清冊」備齊採購稽核案卷，自通知後十個工作日內送交專案小組。
2.專案小組於接獲書面文卷後十個工作日內完成檢視，進行實地查核，現場釐清相關問題、疑義，並於辦理實地查核後十五個工作日內完成專案稽核報告（如附件十[PDF][ODT]），送交稽核分組小組長進行複審後提送本小組；後續稽核報告本小組之審查比照書面稽核作業方式辦理。
3.本小組進行專案稽核，得不預先通知受查機關。
4.各稽核分組執行本小組所交辦專案稽核之相關人員費用（人員差旅費、外聘專家學者出席費或審查費、必要雜支等），於完成核銷程序後相關正本憑證函文提送本會辦理經費撥付作業。

（四）本小組分案稽核、通知受查機關稽核缺失改善及受查機關改善情形回復本小組等行政作業採函文方式外，餘稽核分組與受查機關之通知、澄復意見表等相關稽核行政作業，採傳真、電子郵件及紙本寄送方式辦理(無專屬表單之通知事項，以稽核作業傳真通知單方式辦理，如附件十一[PDF][ODT])。

（五）書面、專案稽核作業流程圖如附件十二。

七、各分組稽核委員及稽查員異動，應即擇定適當替補人員函文本會變更核派，稽核案卷、稽核報告等相關資料並應確實交接。

八、本小組不定期召開採購稽核會報或採購稽核講習，凝聚共識、研討問題、統一稽核作法，以及提升各級同仁採購作業品質。

九、受查機關採購缺失經核復通知改善，後續所辦理之購案如經發現同一缺失達三次者，本小組得要求受查機關研提策進方案提報檢討。

十、 本小組於行政院公共工程委員會於完成採購稽核績效考核，依考核等第就稽核小組相關人員出力情形予以獎勵。

十一、 本小組執行業務所需費，除專案稽核及稽核案件所需之檢驗、拆驗、化驗或鑑定及委託專業人士等費用由本會支應外，其他相關行政事項由各本會及所屬機關相關適當經費項下支應。

十二、本小組稽核案件列冊保存三年，以利相關機關查核。

十三、本要點相關附件之報表書件由本會依稽核作業執行通函發布修正、更新，各級稽核編組人員應配合更新使用。